Quando
decidimos pela participação em uma feira, temos que que aproveitar
ao máximo o investimento desembolsado pela participação neste evento,
pois não basta colocar seu produto dentro do estande e esperar o cliente
procura-lo na feira. Existe algumas etapas que devem ser seguidas
para que você obtenha resultados em uma feira.
O maior erro das empresas, quando participam de uma feira é achar
que a responsabilidade de toda visitação e o sucesso da feira é do
promotor.
Veja as etapas que devem ser seguidas e quais atividades a serem realizadas
para obter sucesso em uma feira, são elas:
Primeira Fase : Pré - Feira:
Nada mais é do que planejamento, devemos dedicar diariamente uma a
duas horas todos os dias após a efetivação de sua participação na
feira, deste modo, não irá lhe sobrecarregar e você e sua empresa
terá o sucesso esperado.
Dedique um dia para cada ação, iniciando primeiramente pelo projeto
a ser montado de seu estande, procure uma boa montadora ou solicite
maiores informações de uma montadora com outros expositores ou solicite
ajuda ao Sebrae. Informe a esta montadora quanto a sua necessidade
e o espaço que você terá na feira, procure não esquecer de nada como
definição dos produtos a serem exposto, quantidade de sala para atendimento,
depósito, bar ou até mesmo um espaço para desfile ou apresentações
virtuais.
Definido o projeto de seu estande, faça 3 cotações com outras montadoras
para que você possa diminuir o custo de seu estande.
Definido o projeto de seu estande e a montadora que irá realizar o
projeto solicitado, você terá diversas outras atividades a ser realizadas,
são elas:
a) Providenciar material promocional como folhetos e cartaz.
b) Providenciar material para exposição
c) Contratação de empresa de segurança,
d) Contratação de empresa de limpeza;
e) Contratação de empresa de Buffet;
f) Contratação de uma agência de recepção;
g) Confeccionar e enviar os formulários do manual do expositor para
confecção de crachá, catálogo oficial, termo de responsabilidade pela
montadora, pagamento das taxas municipais e etc...;
h) Confecção de carta e envio de convites a seus clientes;
i) Treinamento e orientação das atividades a serem realizadas pelas
recepcionistas.
j) orientação dos objetivos esperados na feira para os funcionários
que lá trabalharão;
k) confecção de press release;
l) confecção de brindes;
Segunda Fase - Evento:
Nesta fase você terá que fazer aquilo que você já conhece que denominamos
de "vender seu próprio peixe".
Dentro de uma feira de negócio durante os dias de realização da feira,
você receberá diversas visitas todos os dias, o mais importante é
você ter uma ficha de atendimento para que você e sua equipe tenha
como consultar e dar continuidade aos atendimentos realizados na feira,
pois durante a realização da feira sua empresa terá diversos pedidos
como orçamento via fax, pedidos de visita ao futuro cliente, orçamentos
entre outros pedidos, mas se não for anotado em uma ficha todos estes
atendimentos realizados durante a feira, todos os contatos realizados
serão perdidos, onde devemos lembrar que o maior resultado em negócios
se dá na próxima etapa que é a fase Pós-Feira, que veremos a seguir.
O maior erro que as empresas expositoras praticam é quando após o
atendimento do visitante durante a feira recolhem do mesmo apenas
o cartão de visita e não fazem se que uma pequena anotação no verso
deste cartão de visitas. O fato é que ao final do evento este expositor
e seus colegas de trabalho terão inúmeros cartões de visitas, sem
saber qual a necessidade de cada um, por este fato que sugiro uma
ficha de atendimento para todos os contatos realizados na feira, pois
assim teremos um relatório na próxima fase, para que possamos saber
quais atitudes e qual abordagem será dada para conquista e arregimentação
deste novo cliente.
Terceira Fase - Pós-Feira
Sem dúvida alguma, esta etapa que vai logo após a realização da feira
e que tem algumas vezes um ano de duração é principalmente a fase
que traz resultados efetivos ao expositor, pois é nela, que os primeiros
contatos iniciados durante a feira terão sua efetivação no que se
refere a pedidos, gerando assim, mais crescimento de sua produção
e resultando mais renda e riqueza para o expositor e para o país.
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